Oftmals werden vom öffentlichen Auftraggeber im Wege der Freihändigen Vergabe mehrere Unternehmen aufgefordert, ihr Angebot einzureichen, wonach anschließend auf das günstigste (in den meisten Fällen auf das billigste) Angebot der Zuschlag erteilt wird. Teilweise sogar ohne Festlegung von Angebotsfrist und Submissionstermin. Streng genommen, kommt dies einem Direktauftrag gleich und hat mit der in der UVgO formalisierten Verhandlungsvergabe wenig bis gar nichts zu tun.
Sinn und Ziel von Freihändigen Vergaben/Verhandlungsvergaben ist es nicht, den Auftrag so einfach wie möglich an den günstigsten Anbieter zu vergeben, sondern die Angebote so zu optimieren, dass diese möglichst exakt auf den konkreten Bedarf des Auftraggebers zugeschnitten sind.
Das bedeutet, dass in der Leistungsbeschreibung unverhandelbare Mindestanforderungen und verhandelbare Zuschlagskriterien festzulegen sind, auf deren Basis die Unternehmen ihre indikativen Erstangebote einreichen, über die in der nächsten Runde verhandelt wird. Zwar darf der Zuschlag auch ohne Verhandlung auf ein Angebot erteilt werden, jedoch muss dieser Vorbehalt zwingend vor Beginn der Ausschreibung bekanntgegeben werden. Fehlt dieser Vorbehalt, ist die Verhandlung mit den Bietern zu führen. Erst wenn die Verhandlungen abgeschlossen sind und die endgültigen Angebote vorliegen, kann der Zuschlag erteilt werden.